紹興市中心醫院醫共體總院紙質病案托管保管項目的市場調研公告
紹興市中心醫院醫共體總院紙質病案托管保管項目的市場調研公告
為了緩解紹興市中心醫院醫共體總院紙質病案儲存空間壓力，確保檔案資料保管的安全性，近期本院將進行紙質病案委托保管的市場征詢調查（具體要求詳見附件二）。現特邀請具有本項目實施能力的供應商在截止時間內報名參加。疫情防控期間一律通過電子郵箱報名，郵箱：923844674@qq.com，郵件名請標注為：項目名稱+供應商名稱+聯系人及聯系電話。網上報名時間為2022年11月8日至2022年11月14日16：00截止。
招標辦電話（咨詢）：0575-84569596
1.參加市場征詢調查網上報名時需提交的資料：
(1)企業營業執照（復印件加蓋公章）；
(2)法定代表人授權委托書（加蓋公章）；
(3)法人代表身份證復印件（加蓋公章）；
(4)被授權人身份證復印件+指定聯系手機（加蓋公章）；
(6)報價單（附件一）（加蓋公章）；
附件一：報價單
序號 | 內 容 | 單位 | 數量 | 預算單價 | 每年費用 | 備 注 |
1 | 檔案托管 檔案箱尺寸約43cm×32cm×24cm（長×寬×高） | 箱 | 約7600 | ____元/箱/年 | 含移交、封條、運輸、上架、儲存、保管 | |
2 | 實體檔案的配送服務 | 次 | 24 | _____元/次 | 專人專車點對點配送服務 | |
3 | 遠程調閱 | 次 | 全年免費調閱 | / | 每周2次調閱日，提前報告檔案托管中心，進行調閱掃描調閱 | |
注：最終按實際移交檔案箱數結算。
附件二：
一、采購項目主要內容
紙質病案移交、實物的清點核對、登記、箱號條碼和內容的對接、運輸、上架、存儲保管，以及檔案調閱、查閱、遠程調閱和相應實體檔案的送取服務。
現考慮將部分紙質病案托管到專業第三方檔案托管中心存放，約40萬份；
1、服務要求、服務范圍：
（1）.紙質病案打包完成裝箱的原則是依據住院病歷上架號順序依次裝箱，紙箱外需標記箱號并粘貼病案住院號清單明細。采用專用檔案箱裝箱，為規格內徑尺寸：不小于420mm×315mm×230mm（長×寬×高）。檔案箱材質：箱面紙里紙≥220g牛皮紙，B瓦≥160g高強瓦楞紙的三層折疊紙箱。以上專用檔案箱由中標單位免費提供。
（2）.第一批移交紙質病案托管按2000年至2014年所有紙質病案，今后根據紹興市中心醫院醫共體總院存放需要，按批次移交，中標人應考慮到醫院今后由增量須備足夠存放容量。
2、托管病案交接
嚴格管理，明確責任，嚴格執行安全保密管理制度，確保檔案的安全；嚴格落實質量管理措施，各關鍵工作環節須安排有工作經驗的檔案專業人員進行實時監督和質量管控，確保各環節工作符合規范和質量要求，建立完整、規范的工作記錄。
(1)雙方代表在業主單位檔案庫房內清點病案箱號、病案箱數,并在記錄單上簽字蓋章。
(2)供應商在交接移庫后50天內給采購人提供紙質病案清單，清單內容包括：住院號、姓名、出院日期、住院次數。
(3)記錄單一式兩份，雙方各執一份。
4、檔案托管服務期限：3年。檔案托管服務按年支付，紙質檔案移庫至中標方檔案中心雙方核對數量確認后，15天內支付當年的檔案托管費用。
二、庫房要求
1、供應商檔案庫房應有符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010）、《檔案館建設標準》（建標103-2008）的檔案存放庫房要求檔案托管庫房符合安全要求，庫房空余容量需滿足本項目紙質病案存放的需求。庫房建筑面積≥5000平方。
2、供應商所提供的檔案庫房應為自有產權，且未被查封，未涉及任何法律糾紛，如因糾紛而產生的任何后果，由供應商負責，并承擔采購人的相關損失，確保檔案長期存放的穩定性。提供產證等證明材料。
3、供應商檔案庫房應為獨立獨幢，庫房為必須專用，做到辦公室、閱覽室、其他技術用房、檔案庫房隔離，庫房內禁止存放與檔案無關的其他物品。
4、按照檔案庫房“九防”要求，即防潮、防水、防火、防盜、防光及防紫外線照射、防高溫防低溫、防塵、防蟲、防鼠，認真落實好庫內檔案防護措施。
（1）．防水、防潮。庫房均為2樓及以上樓層，檔案庫房內取暖管線不得有接頭，不得有水龍頭和洗漱盆等設施。頂層庫房要達到防水要求。要配備加濕器、去濕機、防潮劑等設備和藥劑達到防護效果，相對濕度控制在45%-60%，并做到每天記錄。
（2）．防火。檔案庫房內存放均為紙質病案，所提供的檔案庫房按照GB 50140—2005、DA/T 45—2009、等標準配置消防自動滅火設施（禁止使用已淘汰的庫房消防設備，如類似干粉滅火裝置和庫房懸掛式滅火裝置作為檔案消防滅火系統），庫房內應采用甲級鋼制防火門，須提供防火門廠家合格證明材料。所提供的檔案庫房應經過國家相關部門的消防驗收及檢查。滅火介質不能對檔案產生二次損害，不能污染環境。檔案裝具、檔案庫房裝修履行時所用的材料應為阻燃材料。嚴禁吸煙和使用明火；檔案庫房在正式啟用前應通過消防部門的驗收，并提供相關證明材料。
（3）．防盜。檔案庫房門要為防盜門，一樓檔案庫房要安裝防護欄。如有外遮陽設施時，要做防盜處理。樓出入口、圍墻周圍、樓層、庫房四重無視角全覆蓋視頻安防監控系統，監控視頻數據保存90天以上；庫區內每個庫房設防盜報警系統，與110公安系統聯接；出入口及庫房均有設智能門禁系統。保安24小時值班，并定期內庫房內外進行每2小時巡更。提供消防相關證明材料。
（4）．防光防紫外線。檔案庫房要安裝防光窗簾遮光窗簾，遮光率要求達到95%以上。庫房采用無紫外線照明，采用封閉式檔案裝具，給檔案更好的安全保護。
（5）.防高溫防低溫。檔案庫房溫濕度實行實時監控，有專業空調設備設施調節庫房溫濕度，數據保存不少于24個月，人工記錄數據不少于2次/天。乙方庫房管理人員應每日定時進行庫房巡查，發現安全隱患和問題及時處理，并做好記錄，確保檔案的完整與安全。檔案庫房溫度控制在14-24℃，晝夜變化不大于2℃,相對濕度控制在45%-60%，晝夜變化不大于5%。（投標文件中提供至少5個不同檔案庫房的溫濕度監控系統導出以月為單位近6個溫濕度曲線圖）
（6）.防塵。檔案庫房要遠離污染源，并具備較好的封閉功能。要有通風設施和凈化空氣設備。檔案庫房墻壁粉刷材料要符合環保要求。要配備消毒設備對進出庫檔案進行消毒以防檔案污染。應配備吸塵器，對檔案庫房除塵。
（7）．防蟲。檔案庫房要保持清潔，庫房及檔案柜架內要放置適量的防蟲劑。利用臭氧消毒設備每月進行一次消毒，消毒時檔案柜架門要敞開，并做好登記工作。
（8）．防鼠。通過放置滅鼠藥等辦法確保庫房內無鼠害。
（9）利用信息化手段對檔案庫房及檔案進行日常管理及維護。采用智能化管理系統，對庫房檔案存放智能化定位，便于快速查閱。對庫房進行檔案出庫、檔案入庫、檔案調閱、檔案盤點等系統化管理。
三、安全保密要求
1、招標人提供的全部文件資料，均屬保密內容，未經招標人書面同意，不得擅自利用或對外發表或披露。違反前述約定的，中標人應向招標人支付違約金0.5萬元人民幣，違約金不足以彌補招標人損失的，招標人有權繼續追究中標人的賠償責任及相關法律責任。
2、投標人須制定嚴密的安全保密措施，嚴格遵守保密相關規定，嚴格遵守安全保密制度，確保檔案實物和信息數據的安全和保密。嚴禁將實物攜帶出保管場地（招標人檔案調閱、配送服務除外）。
3、投標人不得出現丟失、損壞、損毀檔案、檔案材料內容；泄露檔案內容信息（包括檔案實物內容信息）；私自圈劃、涂改、復制、抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀檔案材料等嚴重違反安全保密要求的行為。如發生以上情況，投標人須承擔補救責任和損害賠償責任，直至追究法律責任，招標人有權解除合同。
4、保密期限自乙方接收或知悉甲方信息資料之日起至該信息資料公開之日或甲方書面解除乙方保密義務之日止。
四、其他商務要求
1、采購人監管：采購人每年可去供應商病案庫房巡視二次，巡視人數不能超出3人，兩次差旅費由供應商負責。如采購商在不通知供應商的情況下去供應商庫房巡視，巡視的差旅費用由采購人負責。
2、供應商庫房位置較近，離招標人2小時車程內，方便我院人員巡查，庫房在一個整體空間至少能夠存貯10000箱，保證同一區域，不能分割不同場地存貯。
3、未數字化的病案需要電子版時，供應商及時將其數字化并通過互聯網將其傳給采購人。
4、采購人需要病案原件，其中實體檔案調閱服務：緊急病歷檔案3小時內，普通病歷檔案1個工作日。人工及交通費用由供應商負責，采購商不接受任何的第三方轉送或郵寄方式運送病案原件，所有病案原件必須由供應商指定公司員工專車配送。
5、送達采購人的病案原件由采購人保存，采購人每季度把調用病案原件重新交接供應商保管。（交接方式另定）
6、病案原件到達后采購人需填寫病案原件簽收單（一式兩份），簽收單內容包括：原件送達時間、病案號、病人姓名、出院時間簽收后的病案原件在采購人處保存，簽收單由病案室工作人員簽名和蓋病案室公章，雙方各持清單保管。
7、供應商檔案庫房未符合紙質病案存放要求須無條件整改，整改時間須在30天內完成。
8、供應商的人員應服從采購人的管理，包括作息時間、節假日安排、
工作安排、規章制度等。
9、供應商建立嚴謹的損失評估流程，確保甲方權益得到及時合理的保障。必要時委托第三方進行損失評估，包含在合同總價中。對存儲的文檔購買專門的商業保險，如文檔遭受火災、水淹、盜搶都列入理賠范圍內。若發生損失，所有理賠款支付給甲方。
10、中標單位應無條件響應在合同期間增加的檔案進行及時裝箱、運輸、移庫、托管服務，按檔案托管實際數量結算，不得額外增加費用。
11、采購人自行到檔案庫房調閱，不限次數，免費提供。中標單位免費提供遠程調閱,每周2次調閱日，提前報告檔案托管中心，進行調閱掃描調閱。
